Tóm tắt nội dung [Ẩn]
Tổ chức sự kiện ngoài trời là lựa chọn của rất nhiều công ty và doanh nghiệp để tiếp cận với nhóm khách hàng của mình. Bởi lợi ích mang đến không gian rộng rãi, dễ xây dựng concept. Sở hữu nhiều ưu điểm là thế, nhưng sự kiện ngoài trời vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro và khó mang lại thành công nếu thực hiện không nắm vững kinh nghiệm. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của mình, Natech Event sẽ chia sẻ tới bạn những kiến thức hữu ích về tổ chức sự kiện ngoài trời và những kinh nghiệm để có thể tổ chức một sự kiện thành công. Hãy cùng tìm hiểu dưới đây nhé!
Sự kiện ngoài trời được hiểu là các sự kiện, nơi tập trung nhiều khách mời tham gia (Ảnh minh họa - Nguồn: Internet)
TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI LÀ GÌ? MỘT SỐ LOẠI HÌNH SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI
TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI LÀ GÌ?
- Sự kiện ngoài trời được hiểu là các sự kiện, nơi tập trung nhiều khách mời tham gia tại một địa điểm ngoài trời được lựa chọn trước, cùng một khoảng thời gian để truyền tải những thông điệp mang ý nghĩa nào đó. Các sự kiện ngoài trời thường được tổ chức tại các địa điểm có không gian rộng rãi, thoáng mát, không khí trong lành, mang lại cảm giác thoải mái chứ không ngột ngạt như trong các hội trường.
- Tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm tất cả các khâu từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện ngoài trời, từ việc lên ý tưởng, hiện thực hóa ý tưởng, setup chương trình, kịch bản và tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, khác với những sự kiện trong nhà, các sự kiện ngoài trời phụ thuộc vào nhiều yếu tố hơn, đặc biệt là về ngân sách và thời tiết. Bởi không gian ngoài trời không có thiết bị gì cả, để chuẩn bị cho sự kiện thì cần dựng từ sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng,... Điều này tốn rất nhiều chi phí.
MỘT SỐ LOẠI HÌNH SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI
Hiện nay có rất nhiều loại hình sự kiện ngoài trời khác nhau. Một số loại hình phổ biến được kể đến như sau:
- Các concert, chương trình âm nhạc: Rất nhiều sự kiện âm nhạc được tổ chức tại sân khấu ngoài trời bởi âm lượng và sức nhiệt của khán giả vô cùng lớn. Đặc biệt là các sự kiện ca nhạc vào dịp Countdown cuối năm đêm giao thừa, thu hút hàng nghìn người tham gia.
- Sự kiện kỉ niệm: Nhiều sự kiện ngoài trời được tổ chức với mục đích kỉ niệm ngày thành lập công ty, kỉ niệm ngày cưới,...
- Sự kiện khai trương
- Lễ khởi công, công trình: Nhiều công trình, dự án xây dựng lớn trước khi thực hiện đều có lễ khởi công ngay tại điểm xây dựng.
- Tiệc cưới: Rất nhiều gia đình cũng lựa chọn tổ chức tiệc cưới ngoài trời bởi nó mang lại cảm giác dễ chịu, thoải mái.
- Sự kiện thể thao: Một số sự kiện thể thao lớn cũng được tổ chức ngoài trời, tại các sân vận động ngoài trời.
Hiện nay có rất nhiều loại hình sự kiện ngoài trời khác nhau. (Anh minh hoa - Nguồn: Internet)
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI TIÊU CHUẨN
Mỗi sự kiện dù tổ chức ở trong nhà hay ngoài trời thì để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi, thành công thì đều cần làm theo quy trình tiêu chuẩn. Cụ thể như sau:
1. TIẾP NHẬN YÊU CẦU TỔ CHỨC CỦA KHÁCH HÀNG
Đầu tiên, trước khi tổ chức sự kiện cần nắm rõ những thông tin, yêu cầu về sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng với mong muốn của khách hàng. Một số thông tin cần thiết như mục đích của sự kiện là gì? Số lượng khách mời tham gia là bao nhiêu, khoảng thời gian muốn tổ chức,...
2. XÂY DỰNG Ý TƯỞNG VÀ KỊCH BẢN TỔ CHỨC
Sau khi tiếp nhận thông tin về sự kiện, đội ngũ chuyên tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng và xây dựng kịch bản chi tiết. Các sự kiện ngoài trời có lợi thế là không gian rộng, thoải mái, nên ý tưởng tổ chức cũng phải sáng tạo, tận dụng tốt ưu thế này và thu hút khách hàng tham gia.
Kịch bản tổ chức phải đảm bảo thật chi tiết để có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ tiến hành thực hiện. Kịch bản cũng bao gồm cả dự trù kinh phí để khách hàng có thể chuẩn bị trước. Sau khi nghĩ ra ý tưởng và làm kịch bản thì cần trình bày cho khách hàng và nhận những đóng góp để sửa lại cho hoàn chỉnh.
3. LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM, THỜI GIAN TỔ CHỨC
Tiếp theo sẽ lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức. Không gian ngoài trời khá đa dạng, mỗi sự kiện sẽ phù hợp với những địa điểm khác nhau. Bởi vậy, tùy vào mục đích, ngân sách và mong muốn của khách hàng mà chúng ta sẽ lựa chọn địa điểm cho phù hợp.
4. CHUẨN BỊ CHO SỰ KIỆN
Sau khi chọn được địa điểm, sẽ tiến hành các bước chuẩn bị để tổ chức sự kiện. Vì là không gian ngoài trời, một không gian trống nên khâu chuẩn bị rất vất vả. Bạn sẽ phải chuẩn bị tất cả từ dựng khung sân khấu, lắp đặt các thiết bị hỗ trợ âm thanh ánh sáng,... Các khâu giám sát công việc cũng phải được thực hiện nghiêm ngặt, tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây ảnh hưởng tới sự kiện
5. THỰC HIỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trong quá trình tổ chức sự kiện, mỗi nhân viên trong đội ngũ tổ chức đều đảm bảo theo dõi sát sao chương trình, để khi xảy ra những tình huống bất ngờ có thể phản ứng kịp thời và giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.
6. BÁO CÁO VÀ ĐÁNH GIÁ
Sau khi sự kiện kết thúc, đội ngũ tổ chức sẽ dọn dẹp địa điểm, tiến hành trả địa điểm và làm các báo cáo liên quan. Bạn sẽ phải trình bày những hoạt động trong sự kiện, chi phí tổ chức và kết quả đạt được. Sau đó, bạn có thể rút ra những kinh nghiệm, những bài học cho các sự kiện tiếp theo.
Sau khi chọn được địa điểm, sẽ tiến hành các bước chuẩn bị để tổ chức sự kiện (Anh minh họa)
MỘT SỐ LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI
1. LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM, THỜI GIAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI HỢP LÝ
Yếu tố đầu tiên bạn cần quan tâm khi tổ chức sự kiện ngoài trời là chọn đúng địa điểm. Những sự kiện với quy mô lớn nhỏ khác nhau và được tổ chức với những mục đích khác nhau thì cần chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp, đảm bảo sự kiện mang lại thành công nhất có thể. Để có thể lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, bạn hãy trả lời những câu hỏi gợi ý sau:
- Nội dung, thông điệp mà sự kiện ngoài trời muốn mang đến cho mọi người là gì?
- Số lượng khách mời tham gia là bao nhiêu?
- Sự kiện cần diện tích không gian tối thiểu là bao nhiêu?
- Địa điểm tổ chức sự kiện có đảm bảo các điều kiện an toàn không, có thuận tiện cho việc di chuyển không và khu vực đỗ xe có đủ chỗ không?
2. LƯU Ý MẶT PHÁP LÝ CỦA CHƯƠNG TRÌNH
Rất nhiều sự kiện ngoài trời khi tổ chức cần phải có được sự cho phép của cấp chính quyền, được thực hiện qua các giấy phép tổ chức bằng văn bản. Vì vậy, để buổi tổ chức sự kiện ngoài trời diễn ra suôn sẻ nhất, bạn cần hoàn tất một số hợp đồng pháp lý như:
- Đối với những đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh thì cần có bản sao chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời đứng tên công ty, doanh nghiệp xin cấp phép.
- Giấy ủy quyền của công ty, doanh nghiệp cho đơn vị tổ chức sự kiện
- Hợp đồng thuê hoặc giấy phép tổ chức sự kiện tại địa điểm lựa chọn theo quy định của địa phương
- Hợp đồng thuê biểu diễn
- Hợp đồng ký kết với các dịch vụ cho thuê âm thanh, ánh sáng, tổ chức sự kiện .
- Các chính sách bảo hiểm (nếu có).
3. ĐẢM BẢO AN NINH XUNG QUANH KHU VỰC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tổ chức sự kiện ngoài trời thường thu hút sự chú ý của rất nhiều người. Không chỉ có khách mời buổi lễ, ngay cả những người đi đường cũng tò mò và có thể đứng lại xem. Điều này khiến khu vực tổ chức event trở nên đông đúc hơn dự kiến. Theo đó, để đảm bảo an ninh cho tất cả khách mời trong sự kiện là rất quan trọng, bạn cần chú ý những điều sau:
- Xác định rõ khuôn viên, không gian tổ chức sự kiện và sử dụng rào chắn để ngăn cách với khu vực bên ngoài
- Tạo một lối thoát hiểm để phòng rủi ro khi tổ chức buổi sự kiện
- Hợp tác với các đội ngũ cung cấp dịch vụ an ninh, bảo vệ chuyên nghiệp.
- Có thể gắn thêm camera giám sát hoặc flycam để kịp thời phát hiện những sự cố nguy hiểm.
NATECH EVENT - ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI CHUYÊN NGHIỆP TẠI HÀ NỘI.
Hiện nay ở Việt Nam có rất nhiều các công ty hoạt động trong lĩnh vực truyền thông và sự kiện. Tuy nhiên để tìm được đơn vị triển khai chất lượng, uy tín và chuyên nghiệp thì không có nhiều, khách hàng thường hay phàn nàn về chất lượng dịch vụ không tốt. Hiểu được điều đó Công ty cổ phần truyền thông và sự kiện NATECH ra đời với mong muốn đồng hành cùng các doanh nghiệp trên con đường kinh doanh và phát triển bền vững.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
- Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
- Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
- Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
- Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.
Liên hệ ngay Natech Event ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí!
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN NATECH
- Trụ sở: 146 Trần Bình, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội (Xem trên Google Maps)
- Website: www.natechgroup.vn | www.natechgroup.vn
- Facebook: facebook.com/sukien.natech
- Youtube: www.youtube.com/@natechmedia
- Hotline: 0933 543 366 – Ms. Dung
- Email: info.natech8485@gmail.com
https://natechgroup.vn là website chính thức của Công ty cổ phần truyền thông và sự kiện NATECH. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm website con của chúng tôi là https://natechevent.vn - Công ty tổ chức sự kiện Natech Event
Tìm đường
Chat Zalo
Gọi điện
Messenger
Nhắn tin SMS