Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Team Building

Tóm tắt nội dung [Ẩn]

Team building là gì?
Các bước tổ chức team building hoàn hảo
Lời kết:

Tổ chức sự kiện Team Building là một quá trình phức tạp và đa khía cạnh, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kỹ năng quản lý tốt. Quy trình tổ chức sự kiện team building bao gồm các bước cụ thể từ việc lập kế hoạch, lựa chọn hoạt động, thực hiện sự kiện, đến đánh giá và cải tiến. Ở bài viết này, Natech Event sẽ chia sẻ với bạn về quy trình tổ chức sự kiện Team Building để giúp bạn hiểu rõ hơn về các giai đoạn và công việc liên quan.

Team building là gì?

Quy trình tổ chức sự kiện Team building là quá trình tạo dựng và phát triển mối quan hệ, tương tác và sự hợp tác hiệu quả giữa các thành viên trong một nhóm làm việc. Nó bao gồm các hoạt động và chương trình được thiết kế để tăng cường sự hiểu biết, niềm tin, tinh thần đồng đội và khả năng làm việc chung của nhóm.

Team Building là gì?

Mục tiêu của team building là tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà mỗi thành viên cảm thấy được đánh giá, động viên và hỗ trợ. Khi các thành viên trong nhóm hiểu rõ về mục tiêu chung và có một cảm giác chung về đồng lòng và hợp tác, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và đạt được kết quả tốt hơn.

Quy trình xây dựng sự kiện Team Building có thể bao gồm các trò chơi nhóm, bài tập thể dục, khóa học đào tạo, hội thảo, hoặc các hoạt động giao tiếp và xây dựng niềm tin. Mục đích là tạo ra cơ hội cho các thành viên trong nhóm gắn kết, tăng cường sự hiểu biết về nhau và phát triển các kỹ năng cá nhân và nhóm.

Các bước tổ chức team building hoàn hảo

Tổ chức chương trình team building hoàn hảo không hề đơn giản, đòi hỏi người tổ chức cần có một mức độ kiến thức và kỹ năng nhất định. Sau đây thì Natech Event sẽ chia sẻ đến bạn quy trình tổ chức sự kiện Team Building hoàn hảo để có được một sự kiện đáng nhớ.

A. Lập kế hoạch tổ chức Team Building?

Trước khi bắt đầu cho việc xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện Team Building, trước tiên bạn cần lập kế hoạch chi tiết và cụ thể. Không phải ai cũng có thể tổ chức một sự kiện Team Building hoàn hảo, ngay cả những nhà tổ chức team building chuyên nghiệp đôi khi cũng có thể mắc sai lầm do không có một bản kế hoạch cụ thể. Để hạn chế những sai lầm không đáng có và tạo nên những sự kiện hoàn hảo thì bạn cần phải xây dựng cho mình một bản kế hoạch cụ thể theo các bước dưới đây:

Bước 1: Xác định các vấn đề của công ty

Việc xác định được vấn đề mà công ty đang gặp phải là tất yếu và cũng là công việc đầu tiên bạn cần làm trong quy trình tổ chức sự kiện team building. Đó công việc để tìm ra vấn đề mà công ty đang gặp phải, làm tiền đề cho việc xây dựng phát triển các ý tưởng cho chương trình sau này sao cho phù hợp nhất với tình hình nội bộ và văn hóa của công ty.

Bước 2: Gặp gỡ và lên ý tưởng cho sự kiện Team Building

lên ý tưởng cho sự kiện team building

Sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào là do cách bạn lên kế hoạch cho sự kiện team building? Ngay cả khi bản thân bạn là một người sáng tạo, bạn có rất nhiều ý tưởng hay ho, tuy nhiên bạn cũng không nên tự mình lập kế hoạch cho sự kiện. Bạn nên tổ chức một cuộc họp để thảo luận với các thành viên trong nhóm về các phương án để xây dựng sự kiện. Bởi vì ý tưởng của bạn có thể tốt, nhưng còn ý tưởng của người khác sẽ phù hợp hơn với công ty, tổ chức của bạn hơn thì sao? Ở bước này, bạn cũng có thể đưa ra một khẩu hiệu hay slogan của cả Team cho sự kiện lần này

Bước 3: Quyết định thời điểm khoảng thời gian diễn ra sự kiện

Khi xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện team building bạn cần xác định rõ ràng thời gian diễn ra (ít nhất 1 tháng) để có sự chuẩn bị chu đáo về kinh phí, thiết kế, sắp xếp chỗ ăn, ngủ cho các thành viên trong đoàn.

Đặt thời gian càng sớm thì việc xây dựng chương trình team building càng nhanh chóng, thuận lợi và các vấn đề phát sinh sẽ được giải quyết.

Bước 4: Đặt ngân sách dành cho sự kiện

Ngân sách cũng là một trong những yếu tố quyết định đến mức độ thành công cho chương trình team building. Từ phương tiện đi lại, chỗ ở, thông tin liên lạc, nhiếp ảnh và video cho đến giá đỡ, phông nền, áp phích và công cụ trò chơi, bạn nên có ngân sách chi tiết cho từng hạng mục.

thiết lập ngân sách cho sự kiện

Nếu bạn có ngân sách chi tiết và không gặp quá nhiều khó khăn khi thực hiện chương trình của mình, bạn đã thành công 80%. Tuy nhiên, hầu hết các chương trình sẽ có vấn đề. Vì vậy, hãy chú ý đến các chi tiết trong quy trình tổ chức sự kiện để bạn không mắc phải quá nhiều sai lầm.

Bước 5: Chọn Địa Điểm Team Building

lựa chọn địa điểm cho sự kiện team building

Địa điểm tổ chức ảnh hưởng lớn đến việc sự kiện sẽ diễn ra như thế nào? bạn sẽ chơi gì và chơi như thế nào? Khi lên kế hoạch cho một chương trình team building, chúng ta thường phải nghiên cứu và lựa chọn địa điểm trước khi nghĩ đến việc chơi gì. Đây cũng là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện team building. Địa điểm tổ chức team building được chia thành hai loại địa điểm: trong nhà và ngoài trời. Bạn cần phải lựa chọn địa điểm phù hợp nhất dựa trên các yếu tố về ngân sách, ý tưởng chương trình, số lượng thành viên trong công ty của bạn…

Tham khảo ngay: Khám phá 10 địa điểm tổ chức Team Building tốt nhất tại Hà Nội

B. Hướng dẫn chi tiết thực hiện

Khi bạn đã có một kế hoạch cụ thể, đã đến lúc bắt đầu thực hiện các chi tiết cho chương trình để đảm bảo sự thành công. Hãy nhớ thực hiện từng bước một cách chi tiết và thường xuyên xem xét cẩn thận trong quy trình tổ chức sự kiện team building để luôn nằm trong ngân sách và mục tiêu của chương trình.

Bước 6: Giao tiếp rộng rãi trong công ty của bạn

Bước đầu tiên bạn cần phải thông báo đầy đủ cho mọi người trong công ty về kế hoạch cho chương trình sắp tới. Cách giao tiếp của bạn ảnh hưởng đến việc người đăng ký có thực sự muốn đi hay không hay có bất kỳ sự ràng buộc nào khiến họ không thoải mái.

Truyền thông trong công ty về sự kiện

Ngoài việc truyền thông về chương trình, hãy kêu gọi cả những tiết mục “cây nhà lá vườn” của chính những thành viên trong công ty nữa nhé. Càng nhiều tiết mục đóng góp sẽ càng tạo thêm sự gắn bó giữa các thành viên. Ngoài ra, nhớ trích 1 khoản nho nhỏ trong ngân sách để làm quà tặng hấp dẫn nhiều tiết mục đặc sắc và hiếm có nhé.

Bước 7: Lên danh sách người tham gia

Bước tiếp theo của quy trình tổ chức sự kiện Team building là bạn cần phải xác định được số lượng người tham gia sự kiện này là bao nhiêu, nó sẽ quyết định đến việc sẽ thuê bao nhiêu xe, bao nhiêu chỗ ngồi chỗ, bao nhiêu phòng để ở và để đặt chỗ nhà hàng tạo danh sách những người tham dự. Phải là người biết rõ nhất có bao nhiêu người tham gia, bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ, có đi cùng gia đình, họ hàng không…để nắm bắt được số lượng người tham gia từ đó sắp xếp các hạng mục công việc còn lại.

Lên danh sách số người tham gia sự kiện

Bước 8: Chọn phương tiện di chuyển

Dựa trên số lượng thành viên, địa điểm tổ chức và chi phí ước tính ở Bước 7, bạn có thể chọn phương tiện di chuyển cho cả nhóm của mình. Nếu nhóm ít người, có nhiều bạn trẻ và địa điểm không quá xa thì đi xe máy là lựa chọn hợp lý và tiết kiệm nhất. Nếu bạn có một nhóm đông người hoặc một nhóm người trung tuổi trở lên và cần di chuyển những quãng đường dài thì ô tô là sự lựa chọn tốt nhất. Nếu có điều kiện chi mạnh tay cho khoản này và có nhu cầu đi xa, đừng ngần ngại đặt vé máy bay để mọi người được thoải mái nhất có thể.

Bước 9: Đặt phòng

Một bước khá quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện team building là bạn cần phải đặt phòng tùy thuộc vào số lượng thành viên phù hợp chi phí ước tính dành cho sự kiện. Trước tiên, bạn cần quyết định bạn sẽ đi cùng bao nhiêu nam và nữ, bao nhiêu người bạn muốn ở một mình và những thành viên có gia đình đi cùng. Từ đó bạn có thể liệt kê số lượng phòng. Cuối cùng, tất cả những gì bạn phải làm là chọn một khách sạn, nhà nghỉ hoặc homestay phù hợp với túi tiền và số lượng phòng bạn mong đợi.

Lưu ý: Nếu công ty/nhóm của bạn lớn (trên 50 thành viên) thì nên đặt càng sớm càng tốt. Nguyên nhân là do “cháy phòng” vào những ngày cuối tuần, lễ tết. Lời khuyên của Natech Event là để chắc chắn và hạn chế những rủi ro ngoài ý muốn thì bạn nên đặt phòng trước ít nhất là 1 tháng.

Bước 10: Quyết định địa điểm ăn uống

Đây là một trong những tiêu chí quan trọng trong bất kỳ quy trình tổ chức sự kiện team building nào, Một địa điểm ăn uống không chỉ là nơi có phong cảnh đẹp, dịch vụ tốt, giá cả phải chăng mà còn là nơi phục vụ món ăn ngon, chất lượng, nhất là để các thành viên team building tránh tình trạng đói, mệt, ăn uống không đủ no.

lựa chọn nhà hàng và đặt bàn

Lựa chọn giữa ẩm thực phương Tây và truyền thống cũng là một trong những quyết định khó khăn nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. Tìm kiếm thêm thông tin đầu vào từ các thành viên nội bộ để giúp bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất. Một Tips dành cho các bạn là hãy liên hệ sớm với nơi đó và hỏi về các chương trình khuyến mãi dành cho nhóm người lớn và các chương trình khuyến mãi khác.

Bước 11: Tạo Dòng thời gian của Chương trình

trong bất kỳ một quy trình tổ chức sự kiện nào bạn cũng cần phải xây dựng một timeline cụ thể, nếu không có một lịch trình cụ thể, bạn và các thành viên trong nhóm của bạn sẽ bối rối không biết phải làm gì cái gì trước, cái gì sau. Khi bạn đã hoàn tất các bước đặt xe, điểm dừng chân, ăn uống, thì đã đến lúc tạo ra timeline cho chương trình team building. Từ giờ khởi hành, giờ ăn, giờ nghỉ, giờ biểu diễn văn nghệ, thời gian dành cho trò chơi. Càng chi tiết, mọi người càng có thể quản lý thời gian của họ một cách chính xác.

Bước 12: Tạo Kịch Bản Trò Chơi Trong Các Chương Trình Team Building

xây dựng kịch bản các trò chơi

Với mỗi sự kiện team building thì việc tổ chức các trò chơi đội nhóm là yếu tố không thể thiếu. Việc lên kịch bản trò chơi cho cho các trò chơi cũng là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện team building. Bạn cần phải lên kế hoạch cho một trò chơi theo một kịch bản sao cho thật ý nghĩa và có thể gắn kết mọi người lại với nhau. Các trò chơi trong nhà và ngoài trời hay, mới lạ, hấp dẫn được tổ chức bài bản hơn, mang lại hiệu quả và sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty cao hơn.

Bước 13: Chuẩn bị các dụng cụ chơi team building

chuẩn bị các dụng cụ cho trò chơi

Bước này được thực hiện nếu các bạn là người xây dựng quy trình tổ chức sự kiện team building. Dụng cụ cần chuẩn bị phụ thuộc vào việc bạn chơi gì, chơi ở đâu, không gian như thế nào? Dụng cụ chơi team building là bắt buộc với một số trò chơi, bạn có thể có ý tưởng xuất sắc nhưng khi thực hiện lại sử dụng những game tools oặt ẹo, nhăn nhúm thì tất cả ý tưởng của bạn đều đổ sông đổ bể. Một số dụng cụ thường thấy đó là: áo team, loa, mic…

Bước 14: Phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham dự

Tất nhiên, bạn không thể ôm tất cả mọi thứ về phía mình. Dù là một người sáng tạo nội dung xuất sắc nhưng bạn không thể sắp xếp mọi thứ từ truyền thông, thiết kế, in ấn, cho thuê, lập team, MC, quay phim... Và việc bạn cần làm là phân cộng nhiệm vụ cho từng thành viên tham gia, chi tiết công việc của từng thành viên là gì?

Bước 15: Thuê đội chụp ảnh và quay phim chuyên nghiệp

Đây là một bước tùy chọn trong quy trình tổ chức sự kiện vì nhiệm vụ chụp ảnh có thể được ủy quyền hoàn toàn cho các thành viên trong công ty. Tuy nhiên, nếu bạn muốn có những bức ảnh đẹp, video chuyên nghiệp và những người nghiêm túc thì việc thuê một đội ngũ có kinh nghiệm cũng là một ý tưởng hay.

Thuê đội chụp ảnh

Những bức hình đẹp là kết quả của một chương trình team building thành công. Sếp của bạn muốn tổ chức team building không chỉ để giao lưu, xả stress mà còn để lưu giữ kỷ niệm bằng ảnh và video. Đồng thời, sau này bạn có thể sử dụng nó như một ấn phẩm truyền thông hiệu quả cho tổ chức/nhóm của mình.

C. Tổng kết sau chương trình team building

Khâu cuối cùng của quy trình tổ chức sự kiện team building là tổng kết lại sau chương trình. Có 2 công việc bạn vẫn cần làm đó chính là tổng kết, rút kinh nghiệm sau khi kết thúc chương trình và nhấn mạnh vào dư âm của chương trình, khiến mọi niềm vui đọng lại cả những ngày sau nữa. Hãy tạo hiệu ứng và nhấn mạnh lại những hoạt động mà các thành viên trong công ty vừa tạo ra từ chuyến đi vừa rồi để họ thêm gắn kết với nhau nhé.

Bước 16: Tạo album hình ảnh và video

Sau khi thuê ekip chụp ảnh và quay phim thì bạn cần lưu giữ và thiết kế những “kỉ niệm đáng nhớ” trong chương trình team building này theo nhiều cách khác nhau:

• Tạo album trên facebook (trên fanpage và trong group chung)

• Rửa một số hình ảnh điển hình như ảnh chung của cả doanh nghiệp và ảnh các nhóm, phòng ban

• Để ảnh trên file chung để mọi người có thể lưu về làm “của riêng”. Hãy tạo một phong trào gắn kết trong công ty nhé!

Bước 17: Chia sẻ rộng, truyền thông mạnh mẽ

Chia sẻ và truyền thông về sự kiện team building

Xong chương trình thì bước này chính là “nút chốt”. Cần có một bài báo truyền thông có nội dung và hình ảnh để tạo thành tài liệu “kết quả” cho chương trình trong ngày. Mọi người sẽ phản ứng nhiệt tình hơn nếu họ đọc bài viết này "càng sớm càng tốt".

Bước 18: Đánh giá những người tham gia của bạn

Bước cuối cùng của quy trình tổ chức sự kiện là yêu cầu những người tham gia tự đánh giá để rút kinh nghiệm với chương trình team building vừa diễn ra. Phương tiện truyền thông và báo cáo có thể trích dẫn đánh giá của người tham gia. Bất kỳ video kết quả chương trình nào được trình bày cho sếp của bạn chắc chắn nên bao gồm những đánh giá này làm điểm chuẩn. Nó cũng nhằm mục đích trao đổi ý kiến và đưa ra các đề xuất để có thể lên kế hoạch cho các chương trình tốt hơn trong tương lai.

Lời kết:

Trên đây là 18 bước hoàn hảo của quy trình tổ chức sự kiện team building. Natech Event hy vọng những kiến thức trên sẽ giải đáp mọi thắc mắc của bạn khi lên kế hoạch chi tiết cho chương trình team building của mình. Tôi ước tôi có kế hoạch chi tiết và ý tưởng trò chơi tuyệt vời.

Khám Phá 10 Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Team Building Tốt Nhất Tại Hà NộiKhám Phá 10 Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Team Building Tốt Nhất Tại Hà NộiKhám Phá 10 Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Team Building Tốt Nhất Tại Hà Nội